¿Cómo otorgo un poder en México para que surta efectos en el extranjero?
Dicho poder puede ser otorgado ante Notario, sin embargo deberá legalizarse, o en su caso apostillarse.
¿Qué es la legalización?
La legalización de firmas y/o sellos, es un acto administrativo por el cual la autoridad reconoce que la firma o sello (de un funcionario u oficina gubernamental o notarial) que se localiza dentro de su circunscripción, coincide con la firma o sello registrados en sus archivos, comprobando la autenticidad de la firma y sello puestos en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado. (Arts. 83 y 84 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano)
¿En México, ante quién debe hacerse la legalización?
Para legalizar un documento que deba surtir efectos en el extranjero, respecto a aquellos otorgados ante Notario del Distrito Federal, se requiere:
(i) Acudir ante la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal, a través de la Oficina de asuntos jurídicos y notariales para verificar la autenticidad de la firma y sello del Notario ante quien se otorgó el poder. Si se trata de otra entidad federativa, la facultad generalmente corresponde a la Secretaría de Gobierno, una vez verificada la autenticidad del sello y la firma del Notario, la autoridad local debe poner una certificación de verificación (legalización), la cual es firmada por el funcionario público;
(ii) Acudir ante la Secretaría de Gobernación, que comprueba y da fe de la firma del funcionario local que legalizó el documento;
(iii) Acudir ante la Secretaría de Relaciones Exteriores que verifica que la firma del funcionario de la Secretaría de Gobernación sea auténtica; y
(iv) Finalmente acudir ante el Consulado del país extranjero en donde vaya a surtir efectos el poder, pues deberá legalizarse la firma del funcionario de la Secretaría de Relaciones Exteriores, excepcionalmente, algunos consulados solicitan un paso previo, como es el caso de traducción al idioma del país destino o bien de una certificación previa, como es el caso de la mayoría de los países árabes.
Esto puede ser más rápido y pueden reducirse el número de pasos a seguir si el poder se otorga ante el cónsul del país extranjero en donde vaya a surtir efectos, es decir, no ante un Notario mexicano sino ante un funcionario extranjero ubicado en México, por lo tanto ese poder, al ser otorgado ante un funcionario del país donde surtirá efectos el poder, no necesitará seguir el trámite de legalización. Lo anterior siempre y cuando lo prevean las disposiciones del lugar donde surtirá efecto el poder.
Existe una segunda opción y es que el Notario mexicano previamente registre su sello y firma ante el consulado del país extranjero en el que haya de surtir efectos el poder, aquí será directamente el cónsul del país en donde surtirá efectos el poder quien verificará la autenticidad del sello y firma del Notario y así se evitan pasar por los pasos intermedios de la legalización ordinaria, esta legalización se le conoce como “Legalización Fast-Track” o “Legalización Diplomática”. Respecto a este tipo de legalización, debemos recalcar su carácter, es decir, que es excepcional y muy pocas representaciones diplomáticas-consulares lo aceptan.
¿Cómo otorgo un poder en el extranjero para que surta efectos en el D.F.?
La primera opción será acudir al consulado mexicano en el extranjero, ya que el cónsul mexicano en el extranjero puede ejercer funciones de Notario público, e inclusive su fe pública en dichas funciones es equivalente a la que tienen los Notarios del Distrito Federal y en ejercicio de las mismas el cónsul debe actuar conforme a las disposiciones de la Ley del Notariado para el Distrito Federal (Art. 85 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano). En caso de optar por esta primera opción, no se requiere legalizar ni apostillar el referido poder.
En caso de que el poder no se otorgue según lo señalado en el párrafo anterior, hay que tomar en cuenta que para que un poder otorgado en el extranjero surta efectos en el Distrito Federal, dicho poder deberá ser:
- Apostillado o legalizado;
- En su caso traducido; y
- Protocolizado ante Notario. (Art. 140 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal)
Por ello como primera opción, en caso de necesitar otorgar un poder en el extranjero, lo mejor es acudir ante el cónsul mexicano en el extranjero, ello porque los jefes de las oficinas consulares mexicanas en el extranjero pueden ejercer funciones de Notario público (Art. 44 fracción iv) y en el ejercicio de esas funciones notariales pueden conocer de mandatos y poderes (Art. 85 Reglamento Ley serv. Ext. Mexicano) siempre y cuando dichos actos estén destinados a surtir efectos en México.
En caso de que el lugar en el extranjero solo tenga embajada y no cuente con consulado se puede acudir a la embajada, pues en aquellos lugares en el extranjero donde no haya consulado las funciones consulares corresponden al jefe de la misión diplomática, es decir, al embajador (Arts. 3 y 70 de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares y Art. 3 de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas).
Ahora bien, si no se puede otorgar el poder ante cónsul o embajador, se puede otorgar ante un funcionario en el extranjero que normalmente será un Notario o quien haga sus veces y dicho documento para que surta efectos en el Distrito Federal, deberá ser apostillado o en su defecto legalizado y en su caso traducido y protocolizado ante Notario.
Si el poder se otorgó ante un Notario en el extranjero u otro funcionario público que hace las veces del Notario, es necesario que se siga a la inversa el procedimiento de legalización antes analizado, es decir, que los documentos que expiden autoridades de países no miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla, deberán ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por la autoridad que defina el Gobierno del país que lo emite, terminando con la autentificación que haga el propio cónsul mexicano de la firma del funcionario de relaciones exteriores del país de origen del documento, sin necesidad de legalización de la firma del cónsul mexicano pues las legalizaciones efectuadas por las Oficinas Consulares surtirán sus efectos en la República Mexicana sin necesidad de que las firmas de dichos funcionarios requieran a su vez ser legalizadas por la Secretaría de Relaciones Exteriores. (Art. 130 del Código Federal de Procedimientos Civiles)
Ese documento ya legalizado ante el cónsul, en su caso, deberá de ser traducido al idioma español (castellano) por perito traductor oficial (autorizado por el Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal) y además protocolizado ante Notario del Distrito Federal, en términos de lo establecido por el artículo 139 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal.
Ya tratamos el tema de la legalización y sabemos que la legalización es obligatoria a no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, por ello y a causa del creciente intercambio entre los distintos países, muchos han firmado y se han adherido a la “CONVENCION POR LA QUE SE SUPRIME EL REQUISITO DE LEGALIZACION DE LOS DOCUMENTOS PUBLICOS EXTRANJEROS”, también conocida como ”Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961”. Dicho tratado ha sido aplicado en México desde el 14 de agosto de 1995 y dentro del mismo se prevé que no serán objeto de legalización los documentos públicos, incluyéndose entre éstos los documentos notariales.
¿Qué es la apostilla?
La apostilla es la certificación que sustituye al procedimiento de legalización antes analizado y basta que se obtenga ésta como única formalidad para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y en su caso la identidad del sello de que el documento esté revestido. La apostilla debe fijarse sobre el propio documento o bien sobre una prolongación de éste, aunque cabe aclarar que la apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida y la mención “Apostille Convention de La Haye du 5 octobre 1961” deberá estar siempre en francés. (Arts. 3 y 4 de la Convención de La Haya).
La apostilla al igual que la legalización es una certificación, teniendo ambas en común el hecho de que no prejuzgan sobre el contenido del documento, sin embargo se distingue de la legalización por la facilidad con la que puede obtenerse la apostilla y por el hecho de que la apostilla como certificación sólo vincula a los países miembros de la Convención de La Haya.
¿En el D.F. ante quién se tramita la apostilla?
En el D.F. la apostilla se debe tramitar ante la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal, a través de la Oficina de asuntos jurídicos y notariales y debe resaltarse que; tratándose de documentos otorgados ante Notario, únicamente se apostillan aquellos (documentos) otorgados ente Notario del D.F., un documento otorgado ante Notario de entidad distinta al D.F. o de otro país, deberá ser apostillado (o legalizado) por la autoridad que regule al Notario respectivo.
Autor: José Luis Gallardo.
Fecha de Publicación: 04 de enero del 2016.
